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教培【数字员工】技术方案

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2024年 7月 6日

数字员工简介

数字员工是一种高度拟人化的新型工作人员，通过AI、流程自动化技术、数据处理等多重技术的深度融合应用创造而成。 数字员工能够协助员工在企业中执行操作繁琐、重复、流程固定的业务流程，从而给员工赋能去从事更具价值和创造力的任务。数字员工的出现是为了应对企业数字化转型的需求，通过自动化和智能化手段提高工作效率并降低成本。

数字员工的出现使企业以更少的用工成本，达到更高的经济效益，成为了可能。数字员工技术方案相比于人工操作的工作流程，具备以下几个优点：

  1. 准确性：
    • 数字员工机器人执行任务时不会分心，不存在疏忽或疲劳导致的人为错误，可以提供近乎完美的准确度。
  2. 速度和效率：
    • 数字员工机器人能比人工操作者更快地完成任务，因为不受生物限制的影响，如休息时间或工作疲劳。
    • 机器人可以全天候不间断工作，这意味着可以实现24*7的工作周期，大大提高了生产力。
  3. 成本效益：
    • 一旦部署，数字员工机器人可以持续运行，而无需额外的支付加班费或增加员工数量。
    • 与雇佣额外员工相比，数字员工的初始投资通常更低，且长期来看能带来更高的回报。
  4. 一致性：
    • 数字员工机器人始终按照相同的步骤和规则执行任务，确保每次执行的结果都是统一的。
    • 这种一致性对于确保质量和合规性至关重要。
  5. 灵活性：
    • 数字员工机器人可以轻松地重新配置以适应不同的任务或流程变更。
    • 它们可以快速地扩展以应对业务增长或季节性需求的变化。
  6. 员工满意度：
    • 通过将重复性任务自动化，员工可以从乏味的任务中解脱出来，专注于更具创造性和高价值的工作。
    • 这有助于提高员工的工作满意度和留存率。
  7. 易于集成：
    • 数字员工通常不需要对现有IT系统进行重大改动就可以部署。
    • 它们可以通过模拟人类操作的方式与现有的应用程序和系统进行交互，而不需要在代码及系统接口层面找开发商洽谈合作，这对于身为程序应用方而非合作方的企业也是至关重要的一点。
  8. 扩展性：
    • 数字员工可以随着企业的发展而扩展，可以根据需要添加更多的机器人来处理更多的工作量。
    • 大量的数字员工部署，并不需要增加工位，电脑等，甚至一台计算机设备，即可扩展出几百个数字员工。

教培用工现状

成人学历（国开、自考）、职业资格培训、职业技能鉴定、公务员考试培训等教育培训领域中，教务管理和服务工作非常繁琐，涵盖了从咨询、报名到课程学习等多个阶段。教务老师不仅需要提供全流程的手把手指导和随时的答疑解惑，还必须处理大量的手工数据录入、查询、统计和筛选工作，以及补充必要的资料。此外，学员咨询中有大量内容是重复的，且占用教务老师较多工作时间，但实际上这部分工作不产出任何收益。这种情况不仅影响了教务老师的工作效率，也可能导致资源的浪费和服务质量的不均。

如上所述的教务工作，有一些至关重要的特性是，此类工作业务流程固定、操作繁琐、重复、数据量较大，新员工需要跟着老员工学习较长时间才可全部掌握，但是人工操作无法避免的受到疏忽、疲劳、情绪等因素影响，从而需要专人核查员工完成的工作流程，造成重复的人力资源投入。

对于上述教培行业用工问题，传统的方法是从管理手段和技术手段两方面改进：

管理手段

  1. 流程标准化：
    • 通过制定详细的操作手册和流程图，标准化各个阶段的工作流程，减少操作的不一致性和错误率。
  2. 专业培训与持续教育：
    • 定期对教务人员进行培训，提升其专业能力和工作效率，更新他们关于工具软件，操作技巧的知识。
  3. 质量控制和监督：
    • 实施定期的质量检查和审查机制，确保工作质量，及时发现并解决问题。

技术手段

  1. CRM客户关系管理系统：
    • CRM系统用于管理与学员相关的所有信息，包括注册信息、学习进度、咨询记录等。
  2. 在线教育平台系统：
    • 这类平台提供了一个集中的环境，学员可以在其中访问课程材料、视频教程、在线测试和讨论区。
  3. SaaS或自建的管理系统：
    • 许多教育机构选择使用基于SaaS（软件即服务）的解决方案来处理课程管理、学员注册、财务管理和其他行政任务。自建系统则允许机构按照自己的具体需求开发和维护软件，但是初期投资较大，需自备研发团队及运营团队。
  4. Excel及Word数据共享：
    • 这是在原有单机Office工作表工作数据基础上，开通WPS或其他厂商的企业版本，已达到团队间数据共享和共同维护一个汇总的数据表。

数字员工方案

数字员工技术方案在各行业中的应用，可以从如下方向考虑：

  • 本地文件自动化（Word，图片，目录，转格式（Word，PDF，Excel））
  • Web系统自动化（登录、注册、数据录入、数据查询、数据下载）
  • Excel 数据处理（筛选、统计、合并、拆分、Excel 转录Web系统等）
  • 对接企业微信，协助客服接待工作，自动化督学服务，协助自媒体营销触达等等

以下为部分教育领域内的数字员工简单应用案例，数字员工是全面融合流程自动化（手机、PC端均可）、AI、数据分析技术等前沿技术的整合方案，可完成更复杂、更高等级的API接口调用或人工操作流程。

案例一、消操刷题平台题库下载并转 Word、PDF

教务老师从抄录到整理Word要一周的工作，兼职小哥半天时间就给送到市场部去分发了？！

案例二、消防设施操作员成绩查询自动化

教务组三人每天查成绩烦都烦死了，一套流程每人一天省一小时，真不是一般的香啊。。。

案例三、消防设施操作员排名情况查询汇总

教务组每天为学员查排名统计，每日汇总表满天飞，结果现在一台电脑全自动搞定，教务要失业了？！

案例四、抖音号（私人号、企业号）自动回复及企微提醒

抖音咨询引流到私域，全靠留电话号，而且还得专人上下班不分的盯着来人，现在服务器一台虚拟机全搞定，半夜3点都能把人引到群里，这也是没谁了。。。

除以上方面的内容以外，凡是需要人工操作桌面软件、Web系统或者是找开发团队对接api接口达到数据传输、转化已实现业务目标的业务流程，均可以数字员工技术方案来降低成本（包含：用工成本，接口对接及应用开发成本），因为数字员工技术方案有非侵入式自动化和连接、快速实施与高ROI（Return On Investment / 投资回报率）等等特点。

教培需求例举

教育培训领域中，除了平台运营方（一般是高校、授权教学点、职业资格考点、题库平台运营方）以及通过上交合作费用达成深度合作的授权方，其他如招生合作方等并没有相对应权限的后台管理入口，因此很多方面的工作如管理学员、指导学员处理学习考试任务、组织教务老师督学，都需要人工换账号登录，网页表格复制，通过中间人提供的Excel或Word文件接收等方式才能完成。

如下简单例举教育培训领域中，有哪些工作可以应用数字员工技术方案，达到提高人效、提高学员满意度、考试通过率等等。

  1. 课程学习、进度统计
    • 学员日常的课程学习任务完成情况的查询和统计，在没有后台入口，或后台没有相应导出统计功能的情况下，完全可以利用数字员工技术的非侵入式特性，直接以学员端账号登录的方式，批量登录查询和完成。
  2. 职业资格类成绩查询统计
    • 国家准入和水平评价类的职业资格考试成绩，均有人社部官网科查询，以往的情况是等待证书下发或者多个教务老师一个一个手动查询，并将成绩手动录入到Excel表格，以完成查询统计工作，从而出现备注内容不一致、查询效率低下、粘贴错行等等问题，应用数字员工技术，可以快速实施对应功能且保证数据准确性、备注内容的一致性、节省人力资源在低产能工作上的投入。
  3. 在线教育督学服务
    • 以往在线教育平台的督学服务，最好的解决方案是，平台自备短信或微信公众号的督学提醒功能，或者机构有自己的后台管理权限，可以导出学习情况，然后再通过微信群或私信联系的方式提醒学员。而在很多情况下，平台并不提供督学功能，真正的前端招生机构，又接触不到后台管理端，这类情况下，应用数字员工即可用学员端账号登录的方式，批量查询学习情况，对接企微接口或自动操作电脑微信达到自动化督学。
  4. 教务管理：自动处理学生注册、选课、发送通知等教务工作。
  5. 成绩管理：自动采集、分析和报告学生的成绩数据。
  6. 学习资源管理：自动整理和分发学习资料，如电子书籍、课件等。
  7. 客户服务：自动回复学生和家长的常见问题，提供 7*24 的在线支持。
  8. 招生与录取：筛选和处理学员数据，根据预设的标准生成符合要求的数据表，并自动发送通知和报告。
  9. 学籍管理：帮助教务人员建立和维护学生档案、教师业绩档案、学籍管理统计工作等。
  10. 出勤管理：自动管理学生的出勤情况，包括自动记录出勤情况、向家长和学生发送通知和报告等。
  11. 教务排课：可以根据教师和教室的可用性以及课程需求，自动生成授课表和作息时间表。
  12. 成绩录入与评估：可以自动录入和更新学生成绩，以及进行自动化的评估和评分。
  13. 财务与采购：可以处理与教育相关的财务事务，如学费收取、报销处理等，以及采购订单的处理和跟踪。



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